随着《劳动合同法》的出台和实施，劳动者的维权意识得到了普遍增强，加上劳动和社会保障政策宣传力度不断加大，劳动争议受案数在08、09年都呈现出翻倍上升的趋势，也成为社会和法律界关注的热点问题。很多HR都知道《劳动合同法》规定了不订立书面劳动合同的双倍工资等，因而书面劳动合同的签订率得到很大提高。但是否签了合同就高枕无忧呢？从目前争议发生的情况来看，如果人力资源日常基础性工作没有做到位，发生劳动争议后用人单位也将十分被动。下面笔者仅从职工名册和劳动合同管理台账的角度，浅析人力资源日常工作的重要性，以抛砖引玉。
首先，理清各种不同类型的关系，是劳动关系、劳务派遣关系还是民事劳务关系，建议对建立劳动关系的员工建立和完善职工名册和劳动合同管理台账。根据《劳动合同法实施条例》的规定：“劳动合同法第七条规定的职工名册，应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。” 并且其第三十三条也规定了“用人单位违反《劳动合同法》有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改正的，由劳动行政部门处２０００元以上２万元以下的罚款。”可见，立法的强制性规定已经将HR原先可做可不做的事情规定为必备的案头工作。虽然上海的企业有的已经建立劳动合同管理台账，但台账在日常管理真正发挥出应有作用的并不多，建议根据自己单位的实际情况建立详细的、动态的、个性化的台账，将台账与职工名册配合使用，对劳动用工实行动态化的管理，既便于管理又有利于防止劳动争议的发生。它们主要的作用在于解决以下几个问题：
一、事实劳动关系纠纷如何举证的问题。从事实劳动关系制度的历史沿革能够发现，国家的立法趋势是对企业的要求越来越严格，对劳动者的保护则是越来越周全。最早用人单位要解除劳动关系可以无额外的代价，只要提前三十天通知即可；其后的制度中解除劳动关系有了支付经济补偿金的代价；最后到《劳动合同法》的满一年自动将双方视为无固定期限劳动合同关系，其对企业的要求是越来越高，而保护劳动者的立法用意是非常明显的。《劳动合同法》虽然未明确规定事实劳动关系或者劳动关系的定义，但在它实施后，认定事实劳动关系的争议却遍地开花。对劳动关系的认定，实践中早已约定俗成，根据劳动和社会保障部《关于确立劳动关系有关事项的通知》的规定，用人单位招用劳动者未订立书面劳动合同，但同时具备下列情形的，劳动关系成立：（一）用人单位和劳动者符合法律、法规规定的主体资格；（二）用人单位依法制定的各项劳动规章制度适用于劳动者，劳动者受用人单位的劳动管理，从事用人单位安排的有报酬的劳动；（三）劳动者提供的劳动是用人单位业务的组成部分。看似简单，但实践中有些民事承包关系的主体亦符合上述条件，要求确认事实劳动关系的纠纷屡见不鲜，而此类争议举证责任如何分配一直是许多地方没有处理好的一个问题。因为劳动部该通知同时规定了“用人单位未与劳动者签订劳动合同，认定双方存在劳动关系时可参照下列凭证：（一）工资支付凭证或记录（职工工资发放花名册）、缴纳各项社会保险费的记录；（二）用人单位向劳动者发放的“工作证”、“服务证”等能够证明身份的证件；（三）劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录；（四）考勤记录；（五）其他劳动者的证言等。其中，（一）、（三）、（四）项的有关凭证由用人单位负举证责任。“如果涉讼地一个单位连职工名册都没有时，往往为认定双方是事实劳动关系留下了许多不利因素；但当单位已经举证了职工名册，但对方当事人并不在该名册中时，应当哪方败诉呢？笔者认为，劳动部此规定在于根据双方当事人的举证能力的大小来分配不同的举证责任，当属劳动争议中区分举证责任原则的具体适用情况，在这种情况下，单位只要举证出真实的职工名册，就完全承担了举证责任，名册中无该当事人则证明该当事人非本单位职工，所以不应当劳动法的相关义务；有该当事人，则属于其职工，应当承担劳动法相关的义务。但也有地方据此认定单位未完全承担举证责任而判决单位败诉的。虽然该结论是荒谬的，但笔者仍建议大家面对此类争议最好配合举证单位的劳动用工管理台账，台账才真正体现出劳动关系双方当事人是管理和被管理的隶属关系，体现了用人单位对劳动者劳动过程的管理，这样才能增强说服力。
二、对劳动合同管理台账进行动态的管理和应用，控制常见的考勤和加班矛盾的问题。有的单位对加班是否需经批准未以规章制度或其他形式加以明确，劳动者以考勤卡上记录的延长工作时间为据诉请要求单位支付加班工资，单位无法证明该加班的缘由，法院立足于保护劳动者的立场判决单位支付加班工资。而依据劳动法规定，用人单位必须支付加班工资的情形都仅限于“用人单位安排”，即不是由用人单位安排的加班或劳动者自愿的加班可以不支付加班工资。有的单位管理不严，劳动者下班后不但可以自由地利用单位的资源、设备为其它企业兼职，同时根据考勤卡上的“加班”记录要求单位支付加班工资。值得注意的是，自06年最高人民法院下发《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》后，由于加班工资的申诉时效大大的延长了，加班工资争议呈现出明显的滞后性，08年5月又实施了《劳动争议调解仲裁法》，再一次将申诉时效大大地延长为一年，因此大量的加班工资争议不是在职期间提起的，而是等到离职时新账、老账一并“秋后算账”，许多单位都为此付出了大量的时间和精力。因此建议大家根据《劳动合同法》规定的民主程序，经过讨论后建立切实可行的加班审批制度，不要提倡劳动者进行自愿加班，使单位和考勤和加班审批制度不再矛盾。对有些特殊工作岗位可以根据不定时工作制或综合计算工时工作制的有关规定实行特殊工作时间，使加班制度更趋合理化。在实际管理中，将员工的加班时间按单位（如半月、月、季度等）进行统计，利用台账可进行动态管理的便利及时进行调休或支付加班工资等，并可以结合员工的休息休假制度进行动态管理，统计结算形成书面的凭证加以保存，以避免在员工离职引起加班工资争议。
三、用好台账，及时控制员工劳动合同续签、终止、解除的时间，完成相关手续。有的单位对职工辞职的批准权由多个部门行使，部门间的推诿和拖延使劳动者无法在法定期限内办完必须办理的手续或交清工作，一个月的提前通知期届满劳动者依法解除劳动合同，反而给用人单位造成更大的损失。有的用人单位在劳动关系终止、解除后不及时办理退工手续，还要依法承担赔偿责任。因此笔者建议，劳动关系的管理上尽可能由人力资源一个部门主要负责，并指定专人管理，用好劳动合同管理台账进行适时提示，在需要其它部门配合时指定其一定的期限，以保证所有的工作在规定的时间完成。多头管理或无人负责都更容易造成混乱局面。
除此以外，完善的台账在日常工作还可发挥广泛的用途，如提示员工的医疗期、女职三期、工伤职工的停工留薪期等等，以方便HR及时发现问题、解决问题，在此笔者不一一列举。由此可见，做好人力资源日常基础性工作，也是HR预防劳动争议的重要措施，只有管理规范、完善，及时、准确地处理好用工中出现的各类问题，才可能有效地避免劳动争议的发生。通过加强管理来减少企业资源和人力资本的不必要浪费，也从根本上防范劳动争议的发生的举措之一。