王志刚:食品经销商,石家庄福瑞特商贸公司总经理,现在是正航饼干、盼盼面包、真心瓜子、青食饼干等产品的石家庄总代理。
王晖:《糖烟酒周刊》食品版执行专家、其志执行团队总指挥,为企业提供专业的销售团队培训、样板市场建设、市场管理规范、市场调查研究、战略规划设计。曾先后为山东正航食品有限公司、石家庄三鹿饮品有限公司、河北绿宝露有限公司、河北小洋人生物乳业有限公司等企业服务。
岳立明:其志执行团队成员,拥有长期的食品及相关行业一线工作的实战经验。
在确定本期的主题之前,主持人收到了一封经销商的来信,地址是石家庄市南三条建国食品批发市场。寄信人
当记者把这封信拿给王志刚看时,没想到他也感同身受,库房工作的杂、乱、不规范也正在让他大伤脑筋。于是,本期的主题就这样浮出了水面——在春暖花开之际,其志执行团队决定为王志刚着手进行库房规范和整理。
库房管理第一季:治乱
四月上旬的一天,王志刚办公室的窗外春光明媚,洁白的柳絮在风中轻盈地盘旋飞舞,不时缭绕着王志刚的思绪。一想到混乱的库房,他就不自主地皱起了眉头,纵然再好的天气,也不能让他的心情明朗起来。
今天,其志执行团队的岳立明和记者说好了要到这里来,王志刚望着窗外,烦乱地点燃了一支烟,思路也开始围绕着库房展开:乱,是所有食品经销商库房管理的最大问题,而导致乱的原因,基本上都是一些细枝末节的事情。第一个就是破损导致的乱,货物倒来倒去,很容易出现破损的现象。第二就是积压导致的乱,库房是有限的,只要是积压的货占了一定的空间之后,库房剩余的面积就小了,整理起来很不方便。第三个是食品本身的特性造成的乱,食品的特性就是散、碎,单品价格低、数量多。食品经销商一般都做几十个、甚至几百个品种,自然就会比人家做两三个品种造成积压的可能性大得多。虽然做食品的经销商,在销售过程中出现一些烂货是很正常的,但一年六七百万的流水,5万的损耗也足以让他心痛了。
步骤一科学合理地避免缺货、断货
由于岳立明和记者在之前的采访中都已经见识过福瑞特公司的仓库,所以大家刚碰头,王志刚就切入了正题,开始就库房混乱给自己工作带来的隐患大吐苦水:“库房不规范,仓库的数量掌控不是很方便,很容易造成缺货、断货,直接影响公司的收益。”
岳立明问道:“仓库订货是根据什么定呢?”
“订货一般是根据历史数据来的,每个产品根据前期出货的比例来订下一批货。”王志刚顿了一下,接着说,“造成订货不准确的原因关键在于促销。为了避免这些问题,我们也想尽了一切办法。”他指着墙上一块黑板说道,“比如业务员一旦谈好了活动从什么时候开始,必须写到这块黑板上,让负责订货的仓库人员心里有数。但是即便这样做了,每个促销档期的量也不同,订货的时候就容易出现偏差。比如说1500的正航酥,同样在华夏超市,4月份销售了100件。5月份就不一样了,可能是100件上下,但也有可能突破200件,这个差距就大了。另外,季节不同或者是在超市里的位置不同,比如上次在中央位置摆的堆头,还有个促销员,或者上次的促销员好一些,这次的不好,销量也就不一样,很容易出现订货的偏差。”
岳立明认真地听王志刚讲完,问道“王总,公司每天有日报表吗?”
“没有日报,目前只有周报。”王志刚回答。
“仓库是为一线服务的,如果一线销售人员不能在第一时间掌握库存信息,就会直接导致断货或积压的现象。”岳立明斩钉截铁地说。“因此,我们建议公司实行“库管日报制”,要求库管每天下班之前必须将当天的库管日报表报上来,这样,无论是您还是库房管理人员,都能在第一时间掌握库存情况。正好我电脑里有团队专门为食品经销商定制的日报表,可以给您提供个参考。”他边说边打电脑,调出了图表(见表一)。
看着不断点头的王志刚,岳立明接着说:“另外,公司的库存产品结构要科学合理。我们可以通过分析历史销售数据,将占公司销量60%以上的产品定为A类产品;将占公司销量20-30左右的产品定为B类产品;将占公司销量10%左右的产品定为C类产品。一般来说,A类产品要占到仓库面积的60%以上,库存数量要以一个配送周期期间销售量的1.5倍为最佳;B类产品要占到仓库面积的20-30%,库存数量只要能满足一个销售周期期间的销量就可以了;C类产品最多占仓库面积的10%,库存数量要越少越好,能够展示即可。同时需要注意的一点就是:要特别关注库存C类产品,及时精简库存品种。”
步骤二将“先进先出”原则进行到底
福瑞特公司目前经营的食品品种有500多个,常规的也有130多个。流量最快的至少也有六七十个。这么多的品种都放在一个仓库里,管理起来难度自然很大,光找货就要费很长的时间,再要保证产品“先进先出”就更是难上加难了。
王志刚告诉岳立明和记者,通常情况下,装一车货需要1个多小时的时间,“但是也没有办法,工作人员需要在库房里面找货。食品出入库的特性就是这个品种要一件,那个品种要一件,量小而杂。就算少说点,一车货也至少要包括30个品种,工作人员就需要找30个地方,工作效率很低。”他叹了口气,摇着头说。“而且饼干流通比较慢,一般的单品都有4、5个生产日期。上个星期就出现了这种情况,超市里已经没有1月份的货了,公司一直在卖2、3月的货,这一周突然之间冒出来了1月份的货,原因就是入库的时候雇的外人卸车,本来应该是先把原来的货搬开,把新货放到底下,但是因为仓库太满了,要是把货都搬到外面工作量实在太大,他们就把上面一平,直接往上摞了。出的时候先出上面的货,1月份仓库特别紧张,七八个产品都是这样,仓库里面没有空间了,只好这样。因为现在是4月份,卖1月份的货对销售的影响微乎其微,但是有些品种可能会出现到了6、7月份发现了1月份的货,势必会对销售造成不小的影响。”
岳立明追问道,“类似的码货问题出现的多吗?”
王志刚想了想,答道:“因为我们这是标准箱,不管箱子大小都是规矩的,没有异形箱,码货到是相对简单。而且入库的时候管理人员为了自己的工作方便,每一拍子的数量肯定是一样的。问题就出现在出库的时候,比如说司机,他们能帮忙配货就不错了,你要是再这样那样要求他就难了。就算是要求了,他对库房的布局也不了解。一看外面有这个货,就以为里面没有了,直接从这里出了。所以这个事情是避免不了的,如果想避免,那就只能要求非仓库人员不入库,但是这件事情咱们又做不到,司机他们还有装车等工作、另外雇佣的装卸工也要负责卸货。这样就造成了货垛的高低不平,仓库人员就算想补,由于货垛比较高,补起来也比较麻烦直接造成了,货垛的不规整,增加了出入库管理的难度。”
岳立明和记者专心地听着王志刚的倾诉,‘“还有一个就是外箱,相同品牌从表面上看都是一样的,比如说正航,三个口味外箱是一样的,真心、盼盼所有口味外箱都是一样的。仅有部分标识不一样。”他随手指着附近的两个外箱说,“你比如这两个,区别就在这里,这个写的是
“那么,这个问题你是如何解决的呢?”其他两个人也急于知道问题的答案。
王志刚无奈地说,“没办法,只能是出错就改,没有别的招。你说中间我再立一个缝?那不行,它容易倒。垛都比较高,如果货再出得慢一点,比如说预计15天出完,但是一个月也没有出完,当初的垛15天是没有问题的,不会倒,但是30天就保证不了了。冬天20个高没有问题,但是夏天潮,箱子发软,18个高就会倒。有的时候库房倒两个垛,那可比干什么活都费劲儿。”
岳立明看着束手无策的王志刚,开始为他支招了,“王总,出现上述情况的原因就是平时没有在科学码垛上下功夫。听了你刚才的介绍,我觉得您可以在以下几个方面做出改进:首先,要定点、定量码垛,每个品牌、每个品类都要固定地点码垛,还要根据商品包装的性质固定每垛产品的数量,尽量避免见空就钻的情况;其次,要注意以销定垛,根据每个品牌的流量大小、快慢等,合理确定它们的垛位数量和空间;再有,要给每个货垛加醒目的标签,标签上明确标明产品名称、规格以及生产日期,尽量保证每个货垛只有一个批号(或生产日期);另外,在对产品进行码放时,要注意疏密有度,货垛之间距离即要不影响装货、卸货,又不能浪费库容,同时要在每个货垛下面要垫底板,避免货物直接跟地面接触。这样一来,既保证了产品的科学合理码放,又能减少后期工作的强度,保证货物“先进先出”,避免不必要的经济损失。”
步骤三将烂货损失降到最低
食品在经销的过程中,出现烂货是不可避免的。据调查显示,食品经销商年商品流量达到100万以上的,最少也要5万元损耗在这个方面。福瑞特公司一年有六七百万元的流水,5万元的烂货并不算多,但这笔费用在竞争激烈、利润空间日益狭小的今天也是不容忽视的。
除了在运输的过程中造成包装损坏和质量问题的产品之外,王志刚介绍说,“还有就是试销品造成的烂货。比如公司接了一个新品,还没有决定做不做,先进少量的货投放到市场,结果不行,就造成滞销。但现在最大的产生来源是促销活动产生的烂货。活动结束当天,每个超市都会有一些烂货,而这一部分势必都已经拆封了,没有原箱,拿到仓库摞不得也放不得,时间一久就造成了积压。”
“这些破损的、残损的、滞销的、有问题的货充斥其间,老是挑不出来,食品仓库只要能把烂货的问题解决了,乱的根源也就得到了遏制”,王志刚告诉岳立明和记者:“去年底我曾经想出这样的办法:所有超市推出来的货必须进入我二楼,我一个个过目之后整理好外箱再入库,但是不现实啊,多大的工作量,整也整不过来啊。我专门清理了一下库房,只要觉得不顺眼有问题的就清理出来往二楼弄,结果塞了两个办公室塞满了,还没有清完。”
“王总,您这种将烂货分开存放的方式是正确的,除了另辟地点存放之外,也可以在仓库里设立固定的区域定点存放,切忌与正常销售产品混放。”岳立明对王志刚的做法给予了充分的肯定。
那么,对于这些挑出来的烂货,福瑞特公司又是如何处理的呢?王志刚介绍说,“对于不同性质造成的烂货,我们有不同的处理方法。对于那些质量没有任何问题,只是外包装破损的产品,一般采取把内容物取出来,以散货形式卖掉;存在质量问题的一般是在厂家签批之后就地销毁。
“另外,对于那些外包装破损的产品要及时更换箱皮进行二次销售,以免时间长了造成积压;对于内包装破损的产品要及时特价处理或通过免费品尝、发放福利等形式进行消化;对于积压产品要及时通过赊销、特价或充当促销赠品的形式在市场上消化。”岳立明针对王志刚的做法补充道,“当然,也不要忘记重要的一点,将产品的损耗情况建立日报表制度,做到心中有数。(见表二)”
库房管理第二季:稳定人员
顺利解决了仓库里面“乱”的实质问题,三个人回到了王志刚的办公室。刚喝了一口茶,王志刚就迫不及待地开始倾诉他的第二个困惑——人员管理的问题。福瑞特公司的仓库现场由一个主管带两个人,主管主要负责对账目进行管理,负责出入单和货物的清点,另外两个人就是调配,从事库房整理,打扫卫生、配货、搬货等工作。另外,还有一个内勤,负责做详细的账目。
仓库的人员招聘和管理,也是很现实的问题。岁数大的,因为产品比较重,搬不动货,还经常将外包装相似的货物弄错;岁数小的,耐不住这种寂寞。王志刚进行了换位思考,“你这么想噢,一个小伙子,二十多岁不到三十岁,在仓库里整天就这么三个人,一上班就在库里待着,夏天热、冬天冷,这是很现实的问题。在里面既不能抽烟又不能说笑打闹,这种寂寞确实是一般人接受不了的。年轻人来的时候都信誓旦旦:没问题,我跟你签一年的合同,但是往往干三个月就坚持不了。人员老是这样流动,总有新手,工作效率自然也就上不去了。”
“那么,你现在是如何稳定这个团队的呢?”岳立明问道。
王志刚对此也是一脸的迷惑,“刚开始的时候我只能不停地加薪加薪再加薪,但是这解决不了根本问题。不管是哪个公司,库房管理人员的工资必然都很低。这个工作比较辛苦乏味,想要留人必然要从工资上体现。但是若要从工资上体现,整个公司的基础就会不稳定。打个比方,公司现在库房人员的月工资是800元,办公室人员的工资是900元,如果我把库房人员的工资提到900元,那么办公室就要提到1000元,一线业务人员的工资更要相应提高。这种连锁反应出现之后,麻烦就大了。现在我们只能采用请吃饭的方式来平衡,公司请库房人员吃饭的次数要远远高于请办公室和业务人的的数量。”他叹了口气,总结道,“目前也只能这样了。”
“呵呵,维护人员的稳定跟做客情的道理是相似的。”岳立明笑着说。“除此之外,你还可以从这几个方面入手:首先,改善库房人员的工作环境,如果条件允许,建议在仓库旁边单独设立库房办公室,冬天增加暖气、炉火或电热器,夏天安装空调或电扇。其次,要配备先进的工具,尽量使用地老虎、叉车等先进的装卸工具,最大限度降低员工体力消耗;使用微机,引进仓库管理软件,最大限度减少员工手工开票或记帐的工作量。另外,还可以丰富仓库人员乃至全公司工作人员的文化生活,比如说定期聚餐、出去游玩、或是购买乒乓球、羽毛球等体育器材等等。最后,对于大家都比较敏感的工资问题,也可以尝试着实施绩效薪资,让库房管理人员的薪资收入与劳动量以及公司绩效挂钩,多劳多得,这样一来,就能刺激他们工作的积极性,同时有效避免公司其他员工的微词。”
在岳立明和记者起身告辞的时候,他再三表示要依照其志执行团队的建议立即着手对仓库进行整改。而前两者也期待着听到福瑞特公司的好消息。
库房管理第三季:严格制度
转眼间十天的时间过去了,五一的销售旺季来临了。为了验证库房整改的效果,岳立明和记者再次来到了福瑞特公司。
走进仓库,一个个货垛码放整齐有序,旁边还专门设置标签,标明了产品的名称、规格等信息;那些被尘封很久的烂货已经被清理了出去,一批新产生的外包装破损的货物被放在仓库一角另辟的区域里,等待着进一步的处理;地老虎在货垛间有序地穿梭,不一会儿就满载着货物跑了出来,仓库人员、司机、装卸工各司其职,一幅和谐有序的忙碌场景……
王志刚见了两个人,赶忙微笑着迎上来,一处处指点着自己的改进之处。很显然,结果是让他满意的。但是恰恰在此时,岳立明又给他出了个难题。“王总,以前咱们解决的是库区缺乏科学合理规划、人员缺乏积极性的问题,现在这些问题大部分都解决了,但是,咱们还有哪些事情要做,您知道吗?”
王志刚显然已经忙里偷闲地想到了这个问题,“我们对新来的库房管理人员在正式上岗之前开始进行库房管理制度的相关培训工作,考试合格后才能上岗;所有的库房管理制度都已经形成文字,张贴在库房办公室的墙上,时刻提醒库房管理人员遵守库房管理制度;另外,还制定库房管理制度处罚条例,对违反库房管理制度的相关人员坚决进行处罚。将工作人员的行为规范化,将制度落实到实处,这可是咱们的老惯例啦!”
三个人相视而笑……
附:
经销商库房管理“治乱”流程
一、对库区进行科学合理规划
盘点现有品牌和产品,先确定销量大流速高的品牌,然后在品牌中确定销量大流速高的产品;
根据库区平面图合理规划产品垛位和搬运通道;
根据上面的品牌、产品的划分情况,在平面图上确定安排其位置,其基本原则是流速快的产品更靠近出货口,体积大的产品靠近主通道等;
破损产品专区存放。
二、制定各类产品存放标准
制定码垛标准:
定量码垛:根据包装箱大小、抗压程度,固定每整垛产品数量,如果包装箱大的、抗压小的每垛可以定量小一些;包装小的、抗压大的每垛可以定量大一些。
以销定垛:根据每个品牌、每个品类的流量大小、快慢等,合理确定每个品牌、每个品类的垛位数量和空间;
一垛一号:就是每个货垛都只有一个批号,尽量避免一个货垛有两个以上批号(或生产日期);
货垛加标:给每个货垛加醒目的标签,标签上明确标明产品名称、规格以及生产日期;
货垛离地:每个货垛下面要垫底板,避免货物直接跟地面接触;
疏密有度:货垛之间距离即要不影响装货、卸货,又不能浪费库容。
最低安全库存标准
分品牌、分产品确定安全库存,一般来讲安全库存是当期销量的1.5倍为佳。
三、严格执行库房管理制度
库房管理制度上墙:将所有的库房管理制度形成文字,并张贴于库房办公室的墙上,时刻提醒库房管理人员遵守库房管理制度;
出库入库要有严格的程序,有票据、建台帐,定期(一般一月为单位)盘库,及时记录库损,及时做财务处理,并分析原因,予以纠正;
库房管理制度培训:库房管理人员在正式上岗之前一定要加强库房管理制度的相关培训工作,考试合格后方可上岗;
制定库房管理制度处罚条例:在日常工作中,要对违反库房管理制度的相关人员坚决进行处罚,以示警告;
实行“库管日报制”,要求库管每天下班之前必须将当天的各类库管日报表报上来。